Les inscriptions à la Bataille de Bicolline sont ouvertes!

Depuis quelques jours déjà, un nouveau formulaire est mis à votre disposition sur notre site internet pour vous inscrire au plus grand rassemblement médiéval fantastique de la francophonie: La Bataille de Bicolline. Sept jours de festivités au cours desquels se succéderont spectacles, tournois, banquets, négociation, jeu... et qui mèneront quelques 3000 participants vers une bataille épique!

Le nouveau formulaire en ligne pour les pré-inscriptions offre plusieurs possibilités et contient beaucoup d’information. Cet article propose un survol du formulaire dans le but de vous guider à travers les différentes étapes qu’il contient.

 

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Le formulaire contient 6 étapes, mais vous n’aurez pas nécessairement à compléter toutes les étapes selon les options que vous allez sélectionner. Il est donc possible que le formulaire vous fasse passer une étape.

 

En tout temps vous pouvez sauvegarder vos informations et revenir compléter le formulaire un peu plus tard.  Cette option est disponible au bas de la page, à côté du bouton “suivant”. Un lien vous sera envoyé par courriel et vous n’aurez qu’à suivre les indications.

 

Au fur et à mesure que vous compléterez le formulaire, un encadré en haut à droite vous indiquera le montant à payer. Vous noterez aussi que les tarifs d’inscription s’ajusteront en fonction des options que vous allez choisir.

 

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Étape 1 - Informations générales

 

La section “informations générales” doit être complétée par le participant principal. Si vous souhaitez inscrire plusieurs personnes, vous pourrez le faire à l’étape 2. Autrement, si vous êtes le seul participant, vous serez dirigé vers l’étape 3.

 

Si vous êtes âgé de 16 ou 17 ans, vous devez obligatoirement télécharger et compléter le formulaire d’autorisation parentale. Ce formulaire, une fois complété, doit être apporté avec vous lors de l’événement. Il vous sera demandé à l’accueil au moment de votre inscription. Sur celui-ci, votre parent ou tuteur légal doit désigner un adulte responsable qui sera présent pendant l’événement et qui vous connaît bien. Une pièce d’identité valide pourrait vous être demandée à votre arrivée sur le duché pour valider votre âge.

 

* Nouveauté pour tous: votre nom de personnage et votre guilde vous seront demandés pour toutes les activités à partir de la Bataille. Ceci est pour tenir le registre des présences terrain qui influenceront directement les points de bannière attribués aux guildes impliquées dans le jeu virtuel. Si vous n’avez pas de nom de personnage ou que vous n’appartenez pas à une guilde spécifique, vous devez inscrire “indépendant” puisque le champ doit absolument être complété pour poursuivre votre inscription.

 

Si vous êtes membre, vous devez inscrire votre numéro de membre un peu plus bas dans l’espace prévu à cet effet. Votre numéro de membre est le numéro de confirmation que vous avez reçu par courriel lorsque vous avez complété votre adhésion en ligne. Il débute par CM2016-...

 

Si vous êtes un artisan, le formulaire s’ajustera automatiquement en fonction de votre statut d’artisan et les tarifs (droit de vente, emplacement, etc.) vous seront indiqués à l’étape 4.

 

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Étape 2 - Autres participants

 

Il est possible d’inscrire un maximum de 5 participants supplémentaires sur le même formulaire d’inscription pour chacune des 2 catégories suivantes:

 

A) Participants supplémentaires de 10 ans et plus: cette catégorie regroupe les participants adultes (16 ans et +) et les participants enfants (10-15 ans) que vous souhaitez ajouter à votre inscription. ** Veuillez noter qu’une pièce d’identité valide vous sera demandé à l’accueil pour valider l’âge des enfants.

 

IMPORTANT: Les enfants de 10 à 15 ans peuvent bénéficier du tarif membre à la condition qu'un de leur parent (père, mère ou tuteur légal) soit membre du Duché de Bicolline. Il faut alors cocher “membre” pour le participant supplémentaire qui se trouve dans cette tranche d’âge seulement si vous êtes le parent/tuteur de l’enfant qui compléter l’inscription et que vous êtes membre. Vous devez inscrire votre numéro de membre en référence dans le champ prévu à cet effet.

 

B) Participants supplémentaires de 0 à 9 ans: même si l’inscription est gratuite pour cette tranche d’âge, il essentiel d’inscrire les participants supplémentaires.

 

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Étape 3 - Hébergement

 

Il existe 2 possibilités d’hébergement pendant l’événement: dans un bâtiment de guilde ou en camping. Toute inscription à la Bataille de Bicolline inclut un emplacement de camping (décorum ou non). Il est important de compléter cette section le plus précisément possible puisque cela nous est utile en cas de situation d’urgence ou pour vous rejoindre sur le site.

 

* Si vous êtes plusieurs participants à dormir dans le même emplacement de camping, les informations concernant la réservation d’un emplacement, le format et l’aspect de la tente doivent être complétées par le propriétaire de la tente seulement (ou 1 seule personne si la tente appartient à plusieurs). Les autres doivent inscrire “je dors dans la tente d’un autre joueur” et préciser le nom de celui-ci.

 

Camping en zone décorum: lorsque vous réservez un emplacement en zone décorum, vous devez fournir une image de votre tente afin que nous puissions nous assurer qu’elle répond aux critères décorum, c’est-à-dire d’aspect médiéval fantastique. Un espace est prévu dans le formulaire pour télécharger les images.

 

IMPORTANT: Les places étant limitées, les emplacements décorums seront priorisés suivant la réception des pré-inscriptions et les réservations d’emplacement.

 

Camping en zone non-décorum: il existe dorénavant 2 types de zones non-décorum: familiale et boisée. La zone familiale est exclusivement réservée aux familles ayant des enfants en bas âge. La catégorie boisée regroupe plusieurs emplacements (dont le plus grand, nouvellement aménagé, sera situé entre la rivière et la plaine du nouveau Fort) qui sont légèrement en retrait pour ne pas nuire au décorum de l’événement.  

 

TRÈS IMPORTANT: Bien que nous essayons d’augmenter le nombre d’emplacements, ceux-ci demeurent limités et c’est pourquoi nous demandons à tous de respecter l’espace restreint et de ne pas exagérer sur la quantité de tentes, abris ou autres que vous souhaitez installer. À titre d’exemple, pour un groupe de 4 personnes, nous croyons que 2 tentes ou abris sont appropriés.

 

Pré-montage: Le pré-montage du 6 et 7 août est réservé aux personnes s’étant pré-inscrites (avec paiement reçu) pour les zones décorums seulement. Veuillez nous indiquer si vous serez présent ou non afin que nous puissions planifier notre équipe en fonction.

 

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Étape 4 - Artisans

 

L’étape 4 est réservée aux artisans seulement lorsque l’option a été cochée à l’étape 1.

 

Le droit de vente minimal est de 325$ et inclut un emplacement de 100 pieds carrés avec 1 inscription à l'événement. Chaque pieds carrés supplémentaire est facturé au coût de 2,75$/pied carré. Un artisan dispose d'une (1) inscription gratuite par 100 pieds carrés supplémentaires de vente. Par exemple, un artisans disposant d'un bâtiment de 350 pieds carrés de vente aura droit à 3 inscriptions gratuites s'il acquitte les frais supplémentaires reliés à sa superficie.

 

* Il est impératif de nous contacter par téléphone au 819-532-1755 afin de nous informer du type de produit que vous offrez.

Les kiosques artisans sont situés près de l'auberge de Bicolline, qui est le seul endroit autorisé pour les ventes sur le terrain. Il n'est donc pas possible de vendre depuis son campement sans autorisation écrite du Duché de Bicolline.

Employés: des champs sont prévus pour l’inscription des employés dont la gratuité est incluse avec la superficie de votre emplacement de vente. Nous avons limité les champs à 2 employés supplémentaires. Si votre emplacement permet plus de gratuités, veuillez nous contacter au 819-532-1755 ou à inscription@bicolline.org. Pour chaque employé, les informations suivantes sont demandées: nom, courriel et guilde. Les employés qui ne disposent pas d’une gratuité doivent compléter une fiche d’inscription à leur nom.

 

Location de kiosque ou bâtiment: Si vous souhaitez louer un kiosque en bois ou un bâtiment appartenant au duché, veuillez nous contacter par téléphone pour vérifier la disponibilité et les tarifs: 819-532-1755.

 

Électricité: l’accès à une prise électrique est disponible pour certains kiosques au coût de 50$ pour les 7 jours de l’événement.

 

Stationnement: Un espace de stationnement à proximité du quartier des artisans est mis à votre disposition pour les véhicules et remorques. Le stationnement sera ouvert tous les jours pour vos déplacements si nécessaire. Chaque artisan possède 2 emplacements. À noter qu’une remorque équivaut à 1 emplacement. Si vous désirez un emplacement supplémentaire, il faut acquitter des frais de 70$ pour la semaine. Attention: les espaces supplémentaires sont limités et attribués seulement aux artisans. Vous ne pouvez pas louer un emplacement pour tout autre participant.

 

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Étape 5 - Récapitulatif

 

C’est ici qu’il faut bien relire pour s’assurer que tout est conforme à ce que vous avez complété! Vous y trouverez un résumé de vos informations, ainsi que le détail du paiement.

 

En tout temps, si quelque chose n’est pas adéquat, vous pouvez revenir à l’étape précédente pour modifier votre inscription.

 

Au bas de la page, vous avez également la décharge de responsabilité qu’il faut lire et accepter pour passer au paiement.

 

Étape 6 - Paiement

 

Un menu déroulant vous offre les différentes options de paiement dans le haut de la page.

 

Cartes de crédit (Visa, Mastercard, Amex et Discover): des champs sont mis à votre disposition directement sur notre site internet pour un paiement sécurisé et aucun frais supplémentaire ne vous sera facturé pour ce type de transaction.

 

Paypal: Si vous ne disposez pas de carte de crédit, mais que vous possédez un compte Paypal, il vous également possible de sélectionner ce mode de paiement. Vous serez alors dirigé vers le site de Paypal pour compléter la transaction.

 

Chèque: Il est encore possible d’acquitter vos frais d’inscription par chèque en nous faisant parvenir votre paiement à l’adresse suivante: 1480 chemin Principal, Saint-Mathieu-du-Parc, Qc, G0X 1N0. Votre paiement doit être reçu avant la date limite de pré-inscription pour bénéficier du tarif indiqué au moment de votre inscription. Autrement, vous devrez payer la différence selon la date de réception de votre chèque. Prévoyez le coup!

 

IMPORTANT: L'inscription peut être transférée à un tiers suivant certaines conditions, mais n'est pas remboursable. Pour effectuer une demande, veuillez nous écrire à inscription@bicolline.org.

 

Lorsque votre inscription est complétée, vous recevrez un courriel de confirmation. Si votre paiement a été complété en ligne, vous recevrez également un second courriel pour la confirmation du paiement. Veuillez conserver ces informations jusqu’à l’événement.

 

Voici donc ce qui complète le survol de notre nouveau formulaire d’inscription! Si vous avez besoin d’aide ou d’information supplémentaire pour compléter celui-ci, vous pouvez contacter Virginie par courriel à virginie.frechette@bicolline.org.

 

Nous vous souhaitons une belle 21e édition de la Bataille de Bicolline!

 

Le Duché de Bicolline